Bestyrelsesmøde d. 6/10 2021, 18:00

Deltagere: Erik Olsen (EO), Kristian Jensen (KJ), Michael Ruff-Hansen (MR), Preben Nilsson (PN), Johnny German (JG), Lars Mortensen (LM)

Fraværende: Fayna Sørensen (FS)

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
Referatet blev godkendt uden kommentarer. Det blev i samme moment besluttet at fremtidige bestyrelsesmøder starter kl. 18:30 til senest 21:00 og er med aftensmad.
Næste møde er tirsdag d. 9/11 kl. 18:30

2. Orientering vedr. projekt kunstgræs (ansvarlige Ole, Kristian, Fayna, Ruff og Lars)
KJ og MR orienterede om at dato for indvielse forventes fra Solrød kommune i løbet af 14 dage. Der er et udestående med lysanlægget, da det afventer en chip, som er i restordre. Når kommunen har givet os datoen, skal vi medvirke til at lave et program for dagen, så vi kan få en masse spillere på banen. Der er et budget i projektet til nye spillerbokse, måltavler, små tribuner mv. MR viste tilbud og tegninger af de foreslåede spillerbokse og tribuner, vi anbefaler fra klubbens side. Det er ikke muligt at bruge nogle af pengene i projektet til et klubhus.

3. Økonomi (ansvarlig Fayna med hjælp fra Søren Tvede)
a. Saldo
Bestyrelse blev orienteret omkring klubbens økonomi, som ser fin ud i 2021. Der er restancer for ca. 10.500,- Dette forventes dog at blive nedbragt væsentligt via kontingentindbetalinger indenfor de kommende 14 dage.

b. Medlemsopdatering
Der er pt. 239 medlemmer i klubben. Der er ingen betalende medlemmer i årgang 2017 endnu.
JG og FS holder møde med oldboys holdlederne d. 12/10, hvor der vil blive gennemgået medlemslister og opdateret holdkontakter.

c. Henlæggelser
-

d. Nye terminer for kontingentbetaling
Kontingentbetaling månedligt for seniorer blev evalueret. Og det viser sig at det blot giver ekstra arbejde ifbm. rykning. 
Det blev besluttet at alle medlemmer fremadrettet opkræves halvårligt. 
Det vil som udgangspunkt ikke være muligt at lave delvise betalinger af kontingent.
Der opkræves ikke rykkergebyrer ved for sent betalt kontingent.
Deltagelse i kampe kræver fuld kontingentbetaling. Medlemmer i restance vil blive spærret i KlubOffice. Oldboys i restance vil blive oplyst til holdlederen.

4. Pr – hjemmeside (ansvarlig Preben)
a. Info om hvad der er sket siden sidst
-

b. Ønsker til nye pr tiltag og hjemmeside bla. helt nye billeder af bestyrelsen
KJ ønsker ikke at være postmodtager fra DBU. Dette er overflyttet til PN.
LM og FS arbejder på at få automatisk indmeldelse via hjemmesiden til at fungere fra januar 2022.
Alle bestyrelsesmedlemmer sender nye ansigtsportrætter samt evt. opdaterede mail adresser og mobilnumre til PN, som opdaterer hjemmesiden løbende.
PN kontakter trænerne for ligeledes at tjekke, om der er grund til opdateringer af hjemmesiden (KlubOffice).
Fordeling af opgaver og udvalg (http://www.hgi-fodbold.dk/klubben/bestyrelsen-opgaver-og-udvalg/) blev gennemgået. Alle bestyrelsesmedlemmer gennemgår siden, og sender evt. rettelser til PN.
EO viste en velkomst folder fra Havdrup badminton. PN kigger på et senere tidspunkt på at lave noget tilsvarende for fodbold.
Der blev diskuteret mulighed for at have sponsor reklamer på stadion. Dette tages op igen, når stadion er bygget færdig.
EO sender kort tekst omkring den nye bestyrelse til PN, så vi kan være synlige på hjemmesiden og Facebook
Det blev besluttet at indkøbe nye all-weather jakker til bestyrelsen. KJ undersøger muligheder.

5. Julebanko den 30.11 (ansvarlig Olsen)
Fodbold skal stille med mange personer til opstilling af borde og stole fra kl. 16-17 og med 3 personer til oprydning fra kl. 22.

a. Hvem fra bestyrelsen udover formanden ønsker at deltage med hjælp
KJ får sit hold (06-09) til at hjælpe til kl. 16. EO behøver derfor ikke deltage.

b. Vi skal stille med 3 frivillige til oprydning kl. 22, ligesom de andre foreninger gør
PN finder 3 voksne til at rydde op kl. 22

6. Vores forhold til OK sponsor – debatteres hvor står vi lige nu og hvad kan vi gøre bedre. (ansvarlig Olsen)
Vi er pt. repræsenteret ved OK tanken på Hovedgaden. Vi har dog fået en henvendelse fra SuperBrugsen Havdrup om at de gerne vil samarbejde med os.
PN følger op på denne henvendelse og arrangerer et møde med Thomas Eggebrecht. EO orienteres om mødetidspunkt og deltager, såfremt det er muligt.
PN tjekker hjemmesiden vedr. OKs synlighed. Der er muligvis et link, der er gået i stykker.

7. Haltider er sendt ud (ansvarlig Lars)
a. Hvis der er andet vi skal orienteres om (ansvarlig Lars)
MR har opdateret indendørstiderne på hjemmesiden.

8. Sponsorer
a. Hvem har vi nu
KJ har sendt liste med nuværende sponsorer til PN, som opdaterer hjemmesiden inden næste bestyrelsesmøde.

b. Ideer til hvem vi kan søge
Alle bestyrelsesmedlemmer lægger hovederne i blød for at finde nye sponsorer.

9. Indkomne forslag
a. Forslag til ny forretningsorden (Ruff)
Forretningsorden blev ikke behandlet (http://www.hgi-fodbold.dk/media/2711/forretingsorden-for-hgi-fodbold.pdf). Kan evt. tages op på næste bestyrelsesmøde. MR

b. Ændring af navn(Ruff)
Det blev foreslået at vi fremadrettet benytter navnet "Havdrup fodbold" i stedet for "HGI-fodbold". Dette blev vedtaget. 
LM undersøger, hvordan vi kan få det ændret i DBU.
PN indkøber domænet havdrupfodbold.dk og får dette domæne til at pege på vores hjemmeside.

10. Andet: Fyrværkeri (Kristian) – Tilskud til Morten Einsborg (Kristian) – ellers ????
Vi kommer ikke til at sælge fyrværkeri fremadrettet. Vi har solgt vores restlager til Ejby fodbold, og har indgået samarbejde med dem.
Vi uddeler flyers for dem i Havdrup og får 10% af den omsætning (man skal sige "Havdrup" når man køber), der kommer fra Havdrup - minimum 2.500,-.

De to 20 fods containere på grusbanen og de hegn der står i den ene container skal derfor ikke længere anvendes.
JG undersøger muligheden for at få containerne transporteret væk og evt. solgt.

Tilskud til pigernes tur blev diskuteret og vedtaget.
SuperBrugsen har givet et beløb til HGI hovedforeningen. Bestyrelsen kan komme med input til, hvad vi kunne tænke os at pengene blev brugt til.
Bestyrelsesspisning bliver d. 4/2 2022, såfremt flertallet har plads i kalenderen.