Bestyrelsesmøde 2021-11-09
Bestyrelsesmøde d. 9/11 2021, 18:30
Deltagere: Erik Olsen (EO), Kristian Jensen (KJ), Michael Ruff-Hansen (MR), Preben Nilsson (PN), Johnny German (JG), Steen Gammelvind (SG), Fayna Sørensen (FS), Lars Mortensen (LM), Søren Tvede (ST)
Fraværende: -
1. Godkendelse af referat fra sidste møde
Referatet blev godkendt uden kommentarer.
Næste møde er tirsdag d. 8/12-2021 kl. 18:30
2. Orientering vedr. projekt kunstgræs (ansvarlige Ole, Kristian, Fayna, Ruff og Lars)
a) Hvor langt er vi nu?
Der er tæppe og "lakridser" på.
Kim fra kommunen har haft fortalt at der var 400.000,- til rådighed, som Havdrup fodbold kunne være med til at disponere over. Her til slut i forløbet har kommunen dog formindsket beløbet og selv disponeret mod Havdrup fodbolds vilje. Bl.a. er der nu kun råd til én og ikke to tribuner, og måltavlen er også bestemt til at skulle være en mindre / ringere udgave. Klubben føler sig sat udenfor indflydelse.
LM følger op sammen med Torben fra kommunen.
b) Dato 27.11 ? Borgmesteren?
Caféen står for mad. Kommunen giver 5-10.000 til forplejning på dagen. Der bliver gratis pølser og brød, mens der skal betales for drikkevarer. KJ holder styr på kampplanen for dagen.
c) Skal der sendes invitationer?
Sponsorerne skal inviteres. KJ sender rundt.
d) Anden planlægning ?
Der skal skrives på hjemmeside og Facebook. Lisa fra kommunen laver en indbydelse, som vi kan dele.
LM ringer til Lisa. PN skriver en teaser på hjemmeside og Facebook.
3. Økonomi (ansvarlig Fayna med hjælp fra Søren Tvede)
a) Overdragelse hvor langt er vi og hvad mangler?
FS har fået adgang til det meste. Medarbejdersignatur var en udfordring, men er nu faldet på plads. Der udestår stadig overdragelse af bank adgang. De sidste bestyrelsesmedlemmer mangler at sende billeder af sygesikring og pas/kørekort.
Bestyrelsen beslutter at Søren Tvede får fuldmagt til foreningens konti frem til ultimo januar 2022.
b) Har alle medlemmer betalt nu?
Nej. Der er restancer på 16.500,- De er de månedlige betalinger, der halter mest.
c) Har alle fået de nye terminer
Nej. Det sker pr. 1/1-2022
d) Oplysninger fra os alle?
Se 3.a
e) Forslag om evt. at skifte bank
Dette vil skulle ses i sammenhæng med sponsorater. Umiddelbart kigger vi tidligst på det i 2022.
f) Indkøb af jakker (Kristian)
Forventet udgift omkring 15.000,- for 12 trænerjakker og 8 bestyrelsesjakker.
4. PR
a) Hjemmeside hvor langt er vi med opdatering?
PN er oprettet i KlubOffice som postmodtager i DBU. Der er allerede begyndt at tikke mails ind.
Automatisk indmeldelse: Der er en lidt tidsmæssig udfordring med at nå at lave nye grupper inden 1/1-2022.
Nye portrætter modtaget fra bestyrelsen er opdateret. KJ har skrevet til trænerne. Billeder bliver opdateret løbende.
Liste med fordeling af opgaver og udvalg er rettet på hjemmesiden.
b) Andet
-
5. Medlemsopdatering
a) Info fra mødet med oldboys
JG og FS har holdt møde med oldboys. Der fastholdes grupper ud fra alder, svarende til de hold vi har. Der udestår opdatering af holdkontakter.
b) Andet
Der er flere oldboys medlemmer i restance. JG hjælper med at minde de berørte medlemmer og deres trænere om klubbens holdninger til kontingentbetalinger.
6. Sponsorer
a) Preben har holdt møde med Thomas fra Brugsen vedr. OK
Mødet blev afholdt tirsdag d. 19/10. Thomas ønskede at tilknytte Havdrup fodbold til sit tankanlæg. Udfordringen er, at der allerede er en anden klub tilknyttet SuperBrugsens tankanlæg, og at Havdrup fodbold er tilknyttet OK Plus tanken på Hovedgaden. PN har efterfølgende talt med distriktschefen i OK for vores område. Her var meldingen, at en klub ikke kan være tilknyttet 2 tankanlæg. Det omvendte (flere klubber på samme tankanlæg) er muligt.
b) Andet / andre forslag
Liste med nuværende sponsorer er opdateret på hjemmesiden.
7. Indkomne forslag
a) Forslag til ny forretningsorden (Olsen ikke nået at se det igennem endnu)
EO og MR kigger på det til næste gang.
b) Panna bane
Der er forslag på anskaffelse af en pannabane til omkring 70-90.000,- for at skabe liv ifbm. kampe og træning.
Vi kunne foreslå HGI hovedbestyrelsen, at fx. 30.000,- ud af gaven fra SuperBrugsen på 100.000,-
Vi tager beslutning om projektet, når vi kender udformningen af det nye anlæg.
c) Ungdom mm (KJ)
Jeg har haft holdt møde med børneårgangene 2013-2017.
Fremover kommer vores børneårgange til at hedde 2013/2014, 2015 og 2016/2017, årgang 2015 har indtil nu været en del af 2013/14, men da tilgangen til årgang 2015 har været meget stor giver det god mening at dele årgangen op.
Tiltag vi har aftalt:
Julestævne hygge på tværs af de 3 årgange, de vil prøve at arrangere et internt julestævne med socialt hygge bagefter, hvor jeg har givet tilsagn om tilskud til æbleskiver og saftevand.
Udvikling:
Jeg har aftalt med dem at vi får arrangeret et C1-trænerkursus i klubben, som skal være afviklet inden 1/3-22.
Fastholdelse:
Jeg har opfordret årgangene til at lave socialt hygge efter træning min. 1 gang pr. ½ halvsæson, hvor de feks. Griller nogle pølser og spiller noget børnene mod forældrene kamp, for at styrke fællesskabet på årgangene.
Nye medlemmer:
Der er blevet hængt reklame op for årgangene i hallen på vores infotavle, Havdrupskoles indskoling,SFO’en og de 2 børnehaver i byen, samt delt på de sociale medier havdrup fodbold mm.
2015 har netop lige fået en indendørstid, så der vil jeg lave en reklame magen til.
Kunstgræs:
2013/14 har sammen med 2015 fået træningstid på vores kommende kunstgræsbane, planen er til at starte med at 2013/14 træner men de spillere fra 2015 som har lyst kan deltage, 2016/17 vil gerne bruge banen nogen gange over vinteren men ønsker ikke en fast tid.
Udlandsture ungdom 2022:
Piger 2006 (Havdrup/Solrød) skal en tur til Spanien, tilskud til denne tur er aftalt.
Drenge 2006/09 har planer om en tur til Tyskland.
Drenge årgang 2011 har også en tur på tegnebrættet.
Havdrup Fodbold 2022 (Forslag):
Vi har været heldige med at vi ikke har skulle have så mange penge op af egen lomme til kunstgræsanlægget, så derfor syntes jeg vi skal investere nogle af dem på at fastholde og tiltrække nye medlemmer.
Målsætningen når vi kommer til sommerferien må være, at vi rammer min. 300 medlemmer i klubben pt. ca. 238.
Oldboys: 10 (der er medlemmer som ikke er meldt ind, så der burde vi næsten være i mål)
Senior 15 (Steen G har nogle kontakter, samt markedsføring op mod sæsonstart)
Ungdom 30 (Der skal startes ny årgang op ( Årgang 2018), samt tiltrække nye medlemmer på eksisterende årgange).
Fitness 10 (Fodbold fitness herre er kommet igang igen, så håber vi de holder fast).
Børnehold: Tilskud til små sociale aktiviteter (Grille pølser efter træning eller lign. Tilskud til en pølse og en vand i forbindelse med en tur på feks. Brøndby stadion, det har den ene årgang gjort med kæmpe succes.
Ungdom: Tilskud til udenlandstur
Senior: Tilskud til Træningslejr (der er blevet lovet dem 20.000 kr i 2021,
men ved Arne og Michael er i gang med planlægning af en i start 2022.
Oldboys: Kunne være en portvins smagning i pepes bar.
Fitness: ved der er ønsker om noget pizza hygge engang imellem, så lyder også som noget vi kan være med på.
Det kan godt være at det er en del flere penge end vi plejer at bruge,men jeg syntes virkelig vi skal udnytte det nye anlæg vi har fået som løftestang også må vi evaluere til sommer hvor vi står.
Som de siger i mit firma syntes i det er en god investering så gør det ”Reinvestment”.
8. Andre tiltag mv.
a) Ændring af navn hvor langt er vi med det i forhold til DBU (Lars)
Ingen nyheder.
b) Køb af domæne – er det gennemført?
https://www.havdrupfodbold.dk er indkøbt og fungerer hjemmesidemæssigt på lige fod med https://www.hgi-fodbold.dk. Mail adresser fungerer udelukkende på hgi-fodbold.dk.
c) Containere ? JG hvor lang er vi med dette?
Højeste bud er pt. 15.000,- JG har fået bemyndigelse til at sælge til den pris.
d) Uddelingen af flyer vedr. fyrværkeri hvornår?
KJ har teten. Rasmus fra Ejby giver lyd.
e) Julebanko: Har vi fundet de frivillige vi skal stille med
Bordopstilling kl. 16: KJ har folk
Oprydning kl. 22: PN skaffer 2 personer ud over sig selv.
f) Forglemmelser/andet
Bestyrelsen har suppleret sig med Steen Gammelvind, der primært vil tage sig af kontakten til senior afdelingen.
9. Dato for næste møde : Onsdag d. 8. december