Bestyrelsesmøde d. 30/3 2022, 18:30

Deltagere: Erik Olsen (EO), Kristian Jensen (KJ), Michael Ruff-Hansen (MR), Preben Nilsson (PN), Fayna Sørensen (FS), Johnny German (JG)

Fraværende: Steen Gammelvind (SG), Lars Mortensen (LM)

0. Konstituering.

Ingen ændring i fordeling af formelle bestyrelsesposter. JG indtræder i bestyrelsen.

1. Godkendelse af referat fra sidste møde + valg af referent.

Referatet fra sidst blev godkendt, og PN valgt som referent

2. Kunstgræs. (Ved Ruff & Kristian)

Hvad er der tilbage af opgaver efter åbningen og hvad vi har fået efter?
- Måltavle
MR har talt med Torben Koue. Såfremt vi kan få etableret nye stolper, vil vi gerne placere måltavlen modsat tribunen. Tilbud på kr. 28.361,- modtaget fra Tress. Vi skal afklare, om måltavlen overgår til kommunen inkl. vedligehold.

- Kan vi mon få flyttet de 2 midterste lysmaster af kommunen?
Nej

- Hvordan ser græstæppet ud nu efter kulden?
Der er stadig lunker. Udfordringen er pt. primært visuel og ikke så meget funktionel. Der følges op ved 1 ås gennemgang.

- Hvad er der ellers af mangler og hvad mangler vi at modtage
MR vedligeholder en liste (vedlagt). Der følges op med kommunen månedligt.

- Er der nyt vedr. Bommen der skal sættes op?
Der er sat 3 kegler op ved indkørslen fra Skolevej. Det bliver behandlet på næste hovedbestyrelsesmøde.

- Har vi hørt mere vedr. ansøgningen til Pannabanen?
Der er flere beløb i spil, både 100.000,- fra SuperBrugsen og 20.000,- fra Nordea. Der afventer flere fondsansøgninger, bl.a. idrætsanlægsfonden.

- Skal vi have andre ting ved egenbetaling?
Afventer input fra træner / ledere.

3. Økonomi: (Fayna)

- Er overdragelse fra Søren Tvede fuldført?
Formelt har Søren ikke ansvar længere noget ansvar, men bliver brugt som konsulent.

- Kan vi begynde at undersøge muligheder for evt. ny bankforbindelse?
Ja. FS anbefaler dog at vi ikke foretager et evt. skifte i 2022.

- Noget til Regnskab og budget efter generalforsamlingen?
I forhold til budgettet er dommerudgifter, træningslejr, og enkelte andre poster budgetteret lidt lavt. Vi forventer derfor et større underskud end budgetteret. 

- Mobilepay: En konto mere til fordel for salg -> Kommer til at hedde Havdrup Fodbold Salg

4. PR: a) Website opdateringer siden sidst og evt. nye tiltag (Preben)

Der er et ønske om at udskifte "Dagens kampe" med "Ugens kampe" på hjemmesiden. PN undersøger

Der ønskes også et link til VEO hjemmesiden. MR sender link til PN.

5. Sponsorer/Igangværende ideer:

a) Aftale med OK – hvor langt er vi nu? Og skal vi have Poul med til event? (PN)
Aftalen er endnu ikke bekræftet med SuperBrugsen. PN rykker. Under alle omstændigheder skal vi have OK / OK plus ud på hjemmebanedagen for at tegne nye kort.

b) Opsætning af tavle med sponsorskilte (Steen Gammelvind)
Tavlen er sat op, og første kontrakt med SuperBrugsen er indgået.

- Olsen har haft positiv kontakt til disse:
- Guldborg Legekæden, Brugsen, Danpal, Carlsberg/Cola, Stark ved Rasmus, John Mogensen Skadedyrskontrol, Rene Lausten. Vi skal gerne have 24 sponsorer på skiltene i alt til en årlig indtægt på ca. 72.000 kr.
SG følger op. 

- Steen har fået sat tavlen op og der er pt gang i det første skilt til Brugsen.

c) Andre muligheder for at søge sponsorer?
EO undersøger terminer og regler for ansøgning til rejsefonden i SIU.

d) Forslag fra Christian Madsen om at sætte skilte op ved kampe på kunstgræsbanen. Og tage dem ned hver gang. Hvad besluttede vi vedr. dette?

Umiddelbart postiv stemning. Vi har brug for at kende materiale, størrelser, sponsorer (så vi ikke render de samme sponsorer på dørene).

e) Olsen har været og er stadig i gang med at undersøge hvilke muligheder vi har i forhold til ansøgninger hos kommunen og deadlines.

6. Indkomne forslag:

a) Vi skal have lavet et årshjul som tidligere foreslået og fastlægge datoer et helt år frem, så vi er på forkant i stedet for på bagkant (Olsen)

PN har oprettet gammelt årshjul i KlubOffice. Dette skal udbygges med øvrige opgaver og bestyrelsesmøder.

b) Vi skal hurtigst muligt sørge for at vore procedurer vedr. bla. Kluboffice, Bane og halfordeling er klare og tydelige for os alle – og aftalt af bestyrelsen. (alle)

-

c) Ved generalforsamlingen ønskede Christian Madsen at vi som bestyrelse er mere åbne og lytter mere – Olsen foreslår derfor at vi finder en dato til møde med bestyrelse, trænere og frivillige og laver en brainstorming over nye muligheder og kan bla. tage udgangspunkt om forslag med det nye klubhus?

Det foreslås at dette bliver det næste træner/ledermøde - primo maj.

d) Forslag fra Ruff: Oplæg til sponsorkontrakt for tøjvask – hvor langt er vi med det og kan det godkendes?

e) Forslag fra Ruff om flere forskellige ting:
- Akrylplastplader indkøb kr. 6.500
- Månedlig arbejdsdag på kunstgræssen
- Afskærmning af tribune for vind
- Overdækning af tribune
- Salgsbod til benyttelse af både hold/bestyrelse og cafe
- Pannabanen
- Skift af plader i spillerboks
- Flytte M trainers mm
- Flytte Kegler og agilitymaterialer mm
- Udvidelse af tribune med flere tribuner
- Bedre lys og/flere lamper på master
- Pavillion
- Varmelamper

Forslag fra Kristian Jensen om:
- Ændring af holdgodtgørelse
Vi skal finde ud af, hvordan vi gør det bedre at være træner i klubben?

- Sponsoropslag på FaceBook
- Vi skal opfordre holdene til at komme med små historier til hjemmeside / Facebook 

- Aktivitetsopslag hver søndag på FB
- PN overvejer hvordan det kan gøres.

7. Klubhus (Hvor langt er vi lige nu) 

- Dette vil være et fast punkt på dagsorden fremover.

Behandles på næste møde.

8. Hjemmebanedag 21.5

- Hvor langt er vi nået (KJ og EO)

Kampprogrammet for ungdom og senior er ved at falde på plads. 
Madhytten står for maden (helstegt pattegris + tilbehør).

9. Forglemmelser og evt.

Øvrige punkter fra Steen

10. Dato for næste møde :

- Forslag fra EO om et hurtigt opfølgende møde onsdag den 20 april kl. 18.30